かる子のちゃれんじ！ IT活用第3話 : 富士通

経理部やコールセンターの“惨状”を目の当たりにして、会計システムとCRMの導入に向けて情報収集をしている情報システム部。しかし、資料を集めれば集めるほど、どれがいいのか分からなくなってきた富士とかる子。
そんな2人を尻目に、冬場だけはなにやら思惑がある様子……。

かる子		毎日のように直子先輩から、「会計システムの導入はまだっ？」って電話が掛かってくるんですがどうしましょう～？

富士		うーん、直子クンが切羽詰っているのは分かっている。戦太クンからも「子供の起きている時間に帰りたいので、何とかしてください」ってせっつかれているし。しかし、システムを検討しようにも、色々な情報を集めすぎて、どんなシステムがいいのかよく分からなくなってしまってね……。「早い・安い・うまい」の三拍子そろったオイシイ会計システムはないもんかね～。

かる子		うまいって……。会計システムを牛丼屋さんに見立てるとは、さすが奥様に財布を握られて毎日ワンコイン昼食というだけはありますねぇ。

富士		かる子クンもわたしのボケに的確にツッコめるようになってきたとは、力を付けたけたものだな……。

かる子		ほめられちゃいました～。それにしてもこの封筒の山はなんですか？部長のデスク周りは足の踏み場もないじゃないですか～！ああっ！崩れた！

富士		あっ、コラ！なんてことをしてくれるんだ！ただでさえ資料の海で溺れそうだったのに……。

かる子		オフィスで水難救助なんてイヤですぅ～。

富士		これは全部、わたしが取り寄せたIT関係の資料なんだよ。なんとなく使えそうなシステムを手当たり次第資料請求していたらこんなことになってしまって、どこから手を付けていいか途方に暮れていたところだよ……。

かる子		もう、部長、そんなに資料ばかりを見ていてもどうせ分からないんですから、各メーカーの営業さんに来てもらって、話を聞かせてもらいましょうよ。

富士		かる子クン、営業マンなんか呼んだら、それこそ製品のセールストークばっかりで、我が社の壮大なシステム構想がめちゃくちゃにされてしまうのがオチだよ。ここはセールスマンの意見なんか聞かないで、我々らしい素晴らしい構想をじっくり完成させようではないか。うむ、まさに江戸時代の鎖国からヒントを得た秘策だな。

かる子		もぉ～、何が、鎖国ですか部長！最近時代小説に凝ってるからって変な秘策を作らないでくださいよ。

かる子		歴史ロマンの分からんヤツだなあ。まあいいが、ん？おや？冬場クンのパソコンから女性の声がしてこないか！？冬場クン、キミ仕事中にゲームなんかやってちゃいかんよ！

冬場		何を言ってるんですか部長！これは富士通のオンラインセミナーですよ。インターネットでデモを見ているんですから邪魔しないでください。

富士		オンラインセミナーでデモ？え……デモってキミはなにかの活動家なのかい？

冬場		部長……いつの時代の話ですか……。仮にも情報システム部の部長なんですから、デモって言ったら、目の前で商品を動かしながら製品紹介をしてくれるデモの方を思い浮かべてくださいよ。僕が今見ているのは、部長も資料を取り寄せていた富士通GLOVIAの製品デモですよ。

かる子		やっぱり部長のボケにはかないませんねぇ～。私なんかまだまだツッコみきれないですよ……。でも冬場さん、セミナーのデモってイベントに行ったり営業の人に来てもらわないと見られないじゃありませんでしたかぁ？コスチュームを着たキレイなお姉さんが説明してくれるんですよね……。

冬場		だから、いつの時代の話ですか……。いいですか？今はインターネットを介して、 Webサイト上でいつでもどこでもデモが見られる時代なんですよ。といっても、どこの会社でもやっているわけじゃないですけどね。これなら、セミナーに足を運べなかったときでも、自分の好きな時間に見られるメリットがあるんですよ。

かる子		えーっ！？でも私が以前富士通のサイトを見たときはそんなコンテンツなかったですよー？

冬場		これは期間限定のコンテンツなんです。最新情報をお知らせしてくれるGLOVIAのメルマガを購読しているんですが、公開するというお知らせがあったんですよ。それに僕、「限定」って言葉にすごく弱いタイプなんで……。

かる子		そういえば以前ホビーショップから、冬場さん宛に限定フィギュア発売のお知らせがありましたよね。 ……あれ～？先週の金曜日に休んだのはもしかしてそのためですかぁ？

冬場		ゆ、ゆゆゆ有休をどう使おうが僕の勝手じゃないですか！だって土曜日に発売だったので、前日から秋葉原のショップ前に並ばなきゃいけなかったんです。メガネメイドシリーズは、発売日に即完売の激レアフィギュアなんですよ！

富士		まぁまぁ、何が一番大事なのかは人それぞれだからね……、とりあえず冬場クンの一番は仕事よりフィギュアってことはよーくわかったから……。とにかく私たちも会計システムのデモとやらを見せてもらおうじゃないか。これぞまさしく、オンラインセミナーでウキウキでウォッチング～♪だね！

かる子		……ぶちょ～、そんなことばっかり言ってるから最近お子さんが口をきいてくれないんですよ……

富士		それは言わない約束だろ～。

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富士		んー、これはいい。もっと具体的な話が聞きたくなってきたぞ。おお、ここに「まずは、お気軽にお問合せを」って書いてあるから、早速説明に来てもらおう！ポチッとな。

かる子		あーあ、鎖国だ！なんて言っていたのに、そんなに簡単に申し込んじゃっていいんですか？まだどんなシステムにしたらいいか、全然わかっていないくせに～。

・・・個別訪問当日

黒美の打合せスペースに、富士通から「会計システム界の黒船」がやってきた……。


富士		ええ～、ガイコクジンさんかい？いくら我が社がグローバルな会社だからって言っても、英語はダメだぞ、英語は！ハ、ハロー？マイネームイズ……。

マーク

初めまして、GLOVIA担当SEのマーク島田です。
本日はよろしくお願いいたします。

かる子		うわぁ、ガイコクジンさんなのに日本語ペラペラなんですね～。カッコイイー！ ……ような気がしますぅ～。

マーク		はっはっは、僕は金沢とアメリカのハーフですが、日本生まれの日本育ちですからどうぞご安心ください！

富士		う、うむ、そうだよな、日本なのに英語で説明されてもな……、ゴホン、では早速GLOVIAの説明をしてもらおうかな？

流暢な日本語でGLOVIAの概要を説明するマーク。
現役のSEだけに、富士やかる子のピントのずれた質問にも、スラスラ答えてくれる。

かる子		へぇ～GLOVIAを導入すれば、手作業で入力することが減るんですね。それに今まで色々なシステムからあがっていたフォーマットのバラバラな伝票も共通化されるし、仕訳をExcelで一括入力できるなんて、すごいじゃないですか！これなら直子先輩も納得ですよ！

富士		まったくこれは、なんでもできる夢のようなシステムじゃないか！これだったら、もしかしてパソコンに電子マネーのカードをかざすだけで経費の入力もできるんじゃないか？早速社長に頼んで導入だ！

かる子		ええっ！自動経費入力！？大丈夫でしょうか、マークさん～

マーク		ちょ、ちょっと待ってください。たとえ多機能でも、できることとできないことがあるんですよ。電子マネーで自動経費入力はちょっと……。それに1つの部署だけの使い勝手だけを優先するのはとても危険なことです。入力がしやすいからって、経営判断に使えるシステムになるとは限りませんし、自分たちに使いやすくても、他の部署で使い勝手が悪かったら意味がないんです。

かる子		ほら、ぶちょう～。やっぱり電子マネーなんてダメですよ。

富士		多機能って言うんだから、いろんなことを試してみたいじゃないか！

マーク

いえ、部長、
機能を盛り込みすぎると費用も掛かりますよ。

黒美様にとって有益なシステムを予算内で組むためには、
何よりもまず、
システム導入の目的と対象範囲を
ハッキリさせる必要があるんです。(歯がキラリッ)

かる子		ステキっ！単純に売るだけじゃなくて、私たち……いえ、私のことを一番に考えてくれているんですね～。

富士		おーい、かる子クン。なんだか目つきが変だけど大丈夫かい～？

マーク		お客様に役立つシステムを提供させていただくことが、我々の使命ですから。最初にシステム導入の目的をハッキリさせていないと、本当に大変なことになるんです。業界の先輩から聞いたんですが、こんなウワサ話が……。

マーク島田の本当にあった怖い話―導入失敗編―

業界の先輩から聞いた導入失敗時の怖い話…。
システム導入の目的をハッキリさせていないと…怖いことに。

「あれもやりたい、これも便利そう」と予算を考えずに何でも盛り込もうとして、大幅に予算オーバー。提出された見積りを見た上層部が激怒して決まりかけていた導入の話が白紙に。導入担当者の社内評価もガタ落ち。

業務に必要な機能を把握していなかったので、稼働し始めた直後に現場から大ブーイング。結局導入後に追加で開発する羽目になり、現場は混乱するし、費用も最初から組み込むよりも高くついてしまった。

経理部が現在使用している帳票フォームなどに固執しすぎて譲らず、導入費用が他社より割高になってしまっただけでなく、用紙も特注になりランニングコストも削減できなかった。


富士		うーむ、やっぱり安易に導入するのは危険なのか。足りない部分があったら、後からチョコチョコっと直してもらえばいいと思っていたんだが……。

マーク		カスタマイズや機能の追加はもちろん可能ですが、会社の運営方法が大幅に変わったという場合でもない限り、時間と費用のムダになりますのでお勧めできません。

富士		そうだな、システムの構築は実際に使用する部署や経営者の希望をとりまとめることから始まるもんだ。うむ。それじゃ、まず私の要望から聞いてもらおうかな。経理の直子クンを経由せず領収書が自動決裁されるようなシステムがあれば、この店は怪しいとか誰と行ったんだとか、小うるさいことを聞かれなくて済むんだけど。

マーク		それは経営に有益なことでしょうか？チェックなしで決済できてしまったら、不正も見逃してしまいかねませんが……。

かる子		ぶちょ～、マークさんの話、ちゃんと聞いてました？本当に必要な機能以外は抑えないとダメじゃないですか～。決済されてから、あとで問題になったらどうするんですか～。ぶちょ～が横領罪で訴えられても私は知りませんよ！何も考えずにシステムを導入したり、一部の社員の希望だけでシステムを構築してしまうことは、時間とお金の無駄になっちゃうだけなんですよね。まずは私たちで現状の会計システムの問題を整理しないと！

富士		とはいえ、うちの問題ってなんだ！？えっと、えっと「未だにすべての伝票を現場の人間がシステムに手入力している」ってことか？それからほかには、ほら、なんだったかな。

マーク

問題があるからこそ、システムを導入するはずなのですが、
意外とお客様ご自身では
客観的に自社の問題を見つめるのは難しいものです。(歯がキラリッ)

弊社では導入を検討されているお客様と一緒に問題を整理するためにも、
私たちSEが直接お伺いしているのです。

ヒアリングシートを用意していますので、
黒美様の抱えている問題点を一緒に洗い出しましょう！

かる子		ハイッ！

マーク		それではいきますよ！マーク島田の問題抽出コールスタート！パーリラッパリラッ♪ 「会議の経理資料作りは、どれくらい～？」ライ♪ララライ♪

富士		ん、なんだ、その不思議な踊りは、パラパラってやつか？なんだかオレも踊りたくなってきたな？いやいや、違うな質問に答えるんだな。えーっと、資料作りに掛かってる時間か……。 3カ月くらい掛かっているんじゃないか？！

かる子		ぶちょー！そんなわけないじゃないですか。前に直子さんが資料まとめは会議前の週末に残業して作ってる、って言ってたじゃないですか。

マーク		パーリラッパリラッ♪ ハイッ！ということは、リアルタイムな管理はできていないようですね。つまり、正しい損益状況が把握できていない可能性がありますね。

富士		そうか！そうだな……。う～ん、営業の段階でここまで詳しく親身になって教えてくれるとは思わなかったなぁ。どんどん問題が明確になりそうだ。

こうして、マークが問題抽出コールを投げかけ、それに富士とかる子が答えること約1時間、現段階での『黒美の問題・やりたいこと』が見えてきた。

システム導入株式会社黒美の問題とやりたい事・未だに現場の人間がシステムに手入力している。・色々なシステムから伝票が上がってくるからフォーマットもバラバラ。手作業で別のシステムに入力を行う手間がムダで、ミスも出てくる。・システム自体が化石級の古いオフコンなので、メーカーサポートのない古いプリンタを使っている。オフコン本体やプリンタが壊れたらアウト！・会議で使っている資料は、作成に時間が掛かるためリアルタイムの情報ではない。そのため正しい損益状況が把握できていない。・共通費が多くてどんぶり勘定になっている。売上に対して経費がどれくらい掛かっているのか、経費が正当に使われているかを経営陣が把握できていない。「うわぁ。整理したら問題がこんなに沢山あったのね。」

マーク		ライ♪ララライ♪ ハイッ。これで問題抽出コールは終了です。では次に、これらの問題をさらにヒアリングシートを使って整理してみましょう。

富士		パーリラッパリラッ♪ わが社の問題点整理コ～～ル！

かる子		あー、ぶちょー、すっかりそのフレーズ気に入ってしまいましたね。そうじゃなくて、そろそろマジメに考えましょうよ。ねー、マークさん。

マーク

はい。お手伝いさせていただきます。

当社では長年培ってきたノウハウと、
多くのお客様に接した事例が多々あります。

それを踏まえて、黒美様にはどのような機能が必要か、
経営をサポートするにはどうしたら良いのか、

そしてかる子さんにとっては何が最善の策なのか、
常に考えているんです！（歯がキラリッ）

かる子

あっ、そのステキな笑顔！

そういってマークは黒美の抱えている問題をヒアリングシートにまとめてゆく・・・

マーク		例えば、仕訳で入ってきた情報に“誰が”、“どこで”使ったかといった付加情報を入れておくことで、財務会計にも使えますし、管理会計として経営判断をするための材料として使うこともできるマルチな会計システムにすることもできるんです。

富士		うーむ。我が社は私が考えていたよりも問題点が多い。気が付かずに適当なシステムを作ってしまうところであった。色々な会計システムの資料を集めてきたが、この問題点が解決できないところは、検討しても無意味ということだろう。こうして問題点が整理されていれば、製品を検討するのも簡単になるというものだ。

かる子		いきいなりマジメになりましたね、部長。今度は何キャラのつもりですか？

富士		国を憂う坂本竜馬じゃき。

かる子		じゃき、って。口調それしかマネできてないじゃないですか。はいはい、もういいですから。それにしても、マルチな会計システムですか……。うわぁ、直子先輩が聞いたら喜びそうですぅ～。

マーク		その『直子先輩』にもぜひお会いしたかったですね。本来なら経理部の方や経営企画部の方など、実際に利用される人も同席していただかないと、本当に使いやすいシステムは構築できないんです。システム部だけで話を進めていくのも導入失敗の原因の1つなんですよ。

富士		そういうものなのか……。よし！次回は現場のみんなを集めておくぞ！

かる子		みんなって……、まさか全社員を集める気じゃないでしょうねぇ～。

第4話へつづく

[第4話] とうとう会計システム導入にチャレンジ！
『FIT&GAP』と『マスター登録』でスムーズ導入を“マスター”せよ！の巻

会計業務・会計システムにおける問題を割り出し、それを解決できるような目標に合ったシステム作りを目指そう。
単なる会計システムを構築するだけでなく、経営判断の“材料”が作れる管理会計で「見える化」を推進しよう。
専門部署などの一部署だけでシステムの導入を進めない。検討の際は、かならず経営陣や経理の人間を巻き込もう。
カスタマイズが可能であっても、現在使用中のシステムや帳票に固執しすぎるのは時間と経費のムダになることも。
新しいシステムの仕様に歩み寄ることもシステム移行を成功させる秘訣。