長年親しんだ使い勝手や業務効率のまま、
環境変化に対応するシステムへ

江戸時代、ペリー来航の前年、嘉永5年の創業という長い歴史を持つ三島石油様。「油」を取り扱う会社として、石川県加賀・金沢エリアを中心に着実な発展を遂げてきた。現在はガソリンの小売り、卸売り、産業用潤滑油の取扱いが事業の大きな柱となっている。ガソリンスタンドの経営では、膨大な数の販売データの管理が必要となる。このため、三島石油様では昭和40年代からいち早くシステムを導入し活用してきた。時代とともに更新を重ね、5代目として導入したGLOVIA- Cの保守サービスが終了を迎えるにあたって、迅速かつ確実にシステムを更新する必要に迫られた。日々、膨大なデータを扱うシステムだけに、失敗は許されない。三島石油様が選択したのは、最新のGLOVIA smartだった。

導入の背景

1日で、2,000～2,500件ものデータ処理

「どのお客様に何リッター入れたのか、それはレギュラーかハイオクか、現金払いかカード支払いか、会員様割引は適用したのかなど、ガソリンスタンドでは細かいデータを膨大に取り扱います。当社の9つの直営店をあわせると、現在、そのデータは1日で2,000～2,500件にものぼります」と語るのは、三島石油株式会社 総務部課長代理の能澤 哲夫氏。そのため三島石油様では、昭和40年代に汎用機による販売管理システムを導入、その後、富士通のオフコン系システムを3世代にわたって利用し続けてきた。新規システムの導入とともに、販売データと会計の仕組みの連動、さらに給与システムの追加など、処理業務の拡充がはかられてきた。

前システムでは、業務の効率改善が大きく前進

三島石油様のITの歴史に、大きなインパクトを与えたのが平成13年に導入されたGLOVIA-Cだ。それまでオフコンの専用端末によるシステムから、PCやウェブを活用した環境へと移行したのだ。 「それまでは紙の伝票をひとつひとつ起こして専門のパンチャーにデータ入力を依頼していました。それがわざわざ起票しなくても、デスクにあるPCからいつでも直接入力できるようになりました。帳票の出力も同様です。業務の効率が、ガラッと変わりました」と、三島石油株式会社 総務部 統括マネージャー／部長の山下 憲章氏は導入当時を振り返る。
また三島石油様では以前より、部門別に経費勘定を行っていたのだが、そのためにいちど紙に出力し、必要なデータを手作業で入力し書類作成などを行っていた。それがGLOVA-CではデータのCSV出力が可能になったため、手作業による煩雑で時間のかかる作業を行うことなく、正確な各種データを迅速に作成し、必要とする部署にメール送信すれば作業が完了できるようになった。 このシステム導入後、会計システムを扱う経理部門の人員が2名程度減ったが、業務の進行には全く影響なかったそうだ。GLOVIA-Cが業務の効率化に大きく寄与したといえる。

高く評価された、前システムの貢献度

三島石油様の業務改革に大きな威力を発揮したGLOVIA-Cの導入から7年、いよいよその保守サービスが終了することとなり、新たなシステムへのリプレイスの必要に迫られた。
「このシステムをずっと使い続けていたいという思いは、もちろんありました。しかしメンテナンスのことなどを考えると現実的ではありません。また、会計制度の変更といった新たな課題がクローズアップされており、そう遠くない将来に当社も対応を迫られるかもしれません。そうした際に、旧来からのシステムよりも新しいものの方が、容易に対応できそうです」と、山下氏はGLOVIA-CからGLOVIA smartへの移行の理由を語る。
また能澤氏は次のように語ってくれた。「データの入力、帳票の出力、さらにデータ活用など、GLOVIA-C導入で業務の効率が格段に上がりました。毎日のことですから、効果はまさに絶大です。この間の体験、醸成されてきた富士通のシステムに対する信頼、安心感が、その次のシステムとしてGLOVIA smartを選定する際の、最大の原動力になったと思います」。

システム概要

これまでの使い勝手や効率のまま、利用し続けるために

「使い勝手や業務フローを変えない、ということがひとつの大きなシステム要件だったように思います」と能澤氏。それまでGLOVIA-Cで培ってきた優れた業務効率、容易な操作性やデータ活用の環境を損なうことなく、次の世代に移行することが求められたのだ。
そのため、固定資産管理機能や手形管理機能など、従来から付加されていた機能が新システムでも用意され、従来と同様の環境が整備された。さらに未収入金の請求書発行、貸借対照表を時系列で参照できる機能なども追加された。また三島石油様では年末調整の還付を、年明けの1月に銀行振込で行っている。その慣行に合わせて、振込依頼書の発行機能が人事給与システムに追加された。
こうして、GLOVIA-Cの優れた操作性、作業効率を受け継ぎ、さらに細かなリファインが実施されたGLOVIA smart 会計 BPと、GLOVIA smart 人事給与 BPが稼動を始めた。

導入の効果

処理容量、導入期間、コスト、どれもちょうどいい

「マスタの移行作業は、思っていた以上にスムーズに進みました。同じシリーズの製品ならではのメリットだと思います。他社システムへの移行では、これほど短期間でスムーズにはいかなかったでしょう」と能澤氏は語ってくれた。
また操作性に関しても、「期待していた通り、これまでと同じ操作で、同じように効率的に作業が行えます。加えて、細部の改良も行われています。例えば、月例の給与計算処理を始める際、これまでは日付設定など3ステップの操作が必要だったのですが、それがGLOVIA smartでは2ステップに簡略化されました。細かなことですが、誤操作が減り、確実性が増していると思います」と、能澤氏は長年にわたるユーザーならではの感想を語ってくれた。
「今回、GLOVIA smart BPなら、機能や容量、そしてコスト面でも最適でした。当社にとってまさにちょうどいいシステムが選択できたと思います」と山下氏が総括してくれた。

今後の展開

全社的なデータ連係は、これからも課題のひとつ

三島石油様では、ガソリンなどを貯蔵し、配送の拠点となる油槽所という施設を持っている。その運営は子会社が行っているが、その会計処理や給与計算も今回の新システムでカバーしている。「今回のシステム更新で社内の勘定系のシステムは一段落できました。今後は、顧客管理やCRMなど既存の情報系のシステムも活用して、社内の業務改革を行っていく予定です」と、能澤氏は今後の抱負を語る。
ただ、これまで長年にわたって各部署でさまざまなシステムが構築されてきたため、どのデータがどこに連携しているのか、把握が難しくなっており、そのためシステム改修を行った場合、システムが正常に稼動しなくなる恐れもあるという。「そういった際のデータ連結の技術として、富士通が提案しているSOAに興味を持っています」と山下氏。
自社に有意なシステムや技術を上手に取り入れ、着実な成長を遂げる。このスタンスで、三島石油様はこれからも歴史を刻み続けていくことだろう。

【三島石油株式会社 会社概要】

営業からの一言

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。