九州でのイベント開催といえば、まずは福岡。スポーツやコンサート、お祭りや団体の各種大会などが年間を通して開催されている。その福岡の中心街において4館ものホテルを展開するのが博多グリーンホテルである。客室数は独立系ホテルでは九州最大級の1,300室。利便性や低料金もあって、予約サイトでは常にトップクラスの成績を収めている。同ホテルでは「GLOVIA smart ホテル」を導入してペーパーレス化、予約業務のスピードアップ、フロント業務の正確化、宿泊プランの立案支援など、広範にわたる業務の効率化を実現している。

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導入の背景

独立系で九州最大規模のビジネスホテル

博多グリーンホテル1号館のオープンは1974年（創業は1973年）。親会社である株式会社菊谷茂吉商店が博多地域の繁栄を見越して設立したホテルである。「先見の明があったのでしょう。博多は九州の玄関口であり、大企業の支店の多くが福岡にあるので、出張者には絶好の条件です」と、取締役 副総支配人 桝田久義 氏は語る。
その先見の明のとおり規模は拡大し、2号館を1978年、博多グリーンホテル天神を2003年、さらに2009年9月11日には4館目となる「博多グリーンホテル アネックス」をオープンさせている。1号館、2号館、そして新館となるアネックスは博多駅から徒歩1分の好立地にある。「安いこと、近いこと、そして便利であること。これが当ホテルのモットーです。これが支持され、多くのお客様からご利用いただいております」（桝田氏）。
同ホテルでは10年前に富士通のホテルシステムCLERKS(クラークス)を導入した。2001年にはオフコンからPCサーバにリプレースしたが、使い込むうちに処理スピードの低下が目立つようになる。アネックス新設の計画が3年前から進む中で、現状のCLERKSの能力では4店舗対応は困難と思われた。また、旧システムは機能拡張にも限界があった。システムへ新しい要求をあげても、対応が難しい場合や費用が高額になるケースが発生した。「各サーバに入っている予約を、1ヵ所の予約センターで取り扱うのが大変でした。また、1号館と2号館は隣接しているのでLANで接続できましたが、天神は専用線で接続していました。新設されたアネックスも同じ接続形態では、回線コストが課題となります。こうした状況を勘案し、思い切ってシステムを刷新することにしました」と、営業部 部長 松本治郎 氏は説明する。

システム導入のポイント

ノンカスタマイズにより専門家なしで運用

システム刷新に当たって、最初に検討されたのが新システムの稼働時期であった。アネックスのオープンは2009年9月と決まっている。同時期の刷新では従業員に負荷がかかりすぎる。少なくとも前年には操作を始めて、慣れておきたいという理由で、2008年12月に新システムを稼働することが目標に据えられた。
システム導入のポイントとして桝田氏は次のように語る。「CLERKSは自分達で使いやすいようにカスタマイズしたため、却って仕様が複雑化しました。そのため、専門家が不在だといざというときに対応ができないことや、パッケージ本体がバージョンアップしても、私どもの業務が追随できないことなどが旧システムの反省点でした。そこで、バージョンアップが楽なシンプルな構成にして、機能アップはベンダーにまかせる。私達の業務は極力パッケージの機能に合わせていくという方針にしました」。こうしたノンカスタマイズを基本にするという方針を踏まえてシステム構築するパッケージの選定に入った。「各社のカタログ等を取り寄せて検討しましたが、旧システムとの親和性と導入負荷の軽減を考えて、富士通の『GLOVIA smart ホテル』に決定しました」と、松本氏は採用の理由を語る。さらに、桝田氏は「GLOVIA smartには宿泊のみでなく、会計や人事給与もシリーズ化されていることもあり、トータルな展開への期待もあって選びました。今まで富士通とは、大変いい関係を築けています。富士通ならまかせて安心と考えました」と、選定の経緯を振り返る。
「GLOVIA smart ホテル」に決定したのが2008年5月。本格的なキックオフ会議が8月にあって、11月から教育を開始。新システムの稼働開始は、予定どおり12月1日からとなった。「CLERKSをカスタマイズしていたとはいえ、同じ富士通のパッケージですので、新システムもスムーズに習得することができました。アネックスのオープンの際は、簡単な説明だけで、教育の時間を特に設けていません。導入負荷の軽減は期待どおりでした」と、松本氏は語る。

システムの概要

4館をサーバ集中型で管理

新システムは2号館のサーバルームにアプリケーションサーバとデータベースサーバを設置したサーバ集中型。1号館2号館はLAN接続、アネックスと天神の2館はインターネットVPNで接続している。
同ホテルならではの特長としては、Web連携の強化があげられる。「当ホテルは楽天などのインターネット予約利用数は地域で常に上位です。しかし、旧システムでデータ取り込みが可能なのは楽天に限られていました。そこで新システムでは、じゃらんなど他のサイトからの自動取り込みを可能にしました」と、担当した営業部 マネージャー 田中耕介 氏は語る。データ変換マスタの整備には時間がかかったが、大幅な業務の効率化が可能となった。
また、予約センターではデュアル・ディスプレイを採用した。「1画面には4館分の空き状況を表示して、もう1画面で予約を処理します。予約の際にお客様を待たせなくなりましたし、希望された店舗が満室でも、即座に余裕のある店舗をお客様にご案内できます。処理が素早くなったと現場に喜ばれています」（田中氏）。
さらに、全館のフロントに自動釣銭機を設置したり、アネックスには「カードキー」を採用するなどの新たな取り組みも行っている。

自動釣銭機導入については、「フロント業務の正確化と効率化、さらにお客様へのサービス向上にも大きな効果をあげることができました」と、桝田氏は語る。従来、釣り銭のミスでお客様とトラブルになることがあったり、1円でも集計が違っていれば経理処理に受け渡すことができず、徹夜作業になることもあったという。「何しろ1,300室もあります。その集計のために、フロント担当者が家に帰れない、お客様に向かえないという悪循環がありました。自動釣銭機の導入によって、お客様に接する時間が増え、サービス向上にも役立っています」（桝田氏）。
一方、カードキーを採用したアネックスでは、新システムもカードキーの運用に対応している。「カードキーがなければエレベーターで客室階まで上がることができないようになっています。セキュリティー面でお客様に大変好評です。また、従来はキーを紛失するとシリンダーごと交換する必要がありましたが、そんな心配も不要になりました」（松本氏）。

導入効果と今後の展開

「勘と経験頼り」から「数値として見える化」へ

環境対応の観点から取り組んでいるペーパーレス化に新システムは大きく貢献した。「従来、予約の確認は前夜に一覧を出力して確認、さらに朝に確認など、十数枚の帳票を何度か出力する必要がありました。今ではすべてディスプレイ上で確認できます」と、松本氏は語る。

また、「GLOVIA smart ホテル」には充実したメモ機能が用意されている。従来は、細かな指示や覚え書きを吸収する仕組みがなく、紙に書いて手渡していたが、メモ機能によりペーパーレス化を加速させている。
宿泊プラン企画やキャンペーン立案など営業戦略の意思決定にも活用されている。「タイアップやポイント10倍キャンペーンなどの反響が数字でリアルタイムに見えるので、即座に来月のプランを検討できるようになりました。また、従来は予約状況が1ヵ月単位でしか確認できませんでしたが、今では3ヵ月間を一覧できます。プランごとの売れ筋も把握でき、新たな対策も迅速に打つことができるようになりました」（松本氏）。
経営層から見ると、従業員の動きが見えるようになったのも効果として大きなこと、と桝田氏は強調する。以前は支配人から予算見込みを提出してもらうのに数日、ともすれば接客に忙殺され出てこないことさえあった。だが、今ではすぐに数字が返ってくる。その数字を見ることで、担当者の働きぶりもわかるようになったという。「私も経験と勘で多分こうだろうと判断していましたが、判断材料をそろえるのが早くなったため、会議そのものが不要なほどです」と、桝田氏は導入の効果について語る。
博多グリーンホテルが「GLOVIA smart ホテル」を導入し、その大きなメリットが明らかになり、親会社である菊谷茂吉商店で運用されている会計システム「GLOVIA smart会計」とのデータ連携も構築中である。両者の連携がまもなく本格化しようとしている。「GLOVIA smartでグループ全体の最適化を図るのが当面のゴールです」と、桝田氏は構想を語る。
今後もGLOVIA smartは、博多グリーンホテルの成長戦略を強力に支援していく。

パートナーメッセージ

【株式会社博多グリーンホテル様 会社概要】

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